利用PMP质量管理5S法，创造愉快的个人工作环境！

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本文来自PMP的一个学友，王建新同学原文的整理获得。

       5S管理起源于日本，是指在生产作业现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理。5S管理不仅仅对工业生产现场管理很有效，对于工作和个人生活也是非常有效的。5S管理法包括五个方面，它们是整理、整顿、清扫、清洁和习惯，仅从名字上基本就可以看出来要如何行动。5S管理法是一种实践型的方法，没有捷径，只能脚踏实地的去做，去改进自己的工作和生活才有效。5S管理法对于工厂而言是一种长期投资，并形成文化，而对个人来说，则可以立即见效，如果形成习惯以后，也是极简主义生活的一项有益实践，让工作有序，提高效率，提高生活价值。

       整理是整理空间，整顿是整理时间，清扫清洁是让个人用品保持清洁，最后形成习惯。虽然大多数的时候，我们的桌面是杂乱的，但我们还是能很快能找到所需要的文件，因为这是一种隐藏的秩序。如果我们做到更有序，是不是能找得更快一些呢？桌面虽然可以乱，但是一定要保持干净，如果有很多灰尘，有很多橡皮屑，是不是仍然感觉到工作不舒适呢？所以我们最好让工作桌面尽量保持有序。例如，利用文件夹或文件盒将不同文件分类存放，加上标签，是一种非常好的习惯。关于桌面内容的摆放，根据个人的喜好，摆放能让自己愉快的东西就好。除了这些，如果有固定办公座位，建议在座位的搁板上张贴三张纸，第一，工作常用电话号码，第二，项目目标，第三，鼓励自己的一些话。

       针对文件的5S管理，也有一些技巧。很多人的电脑桌面存放超过30个文件，远看都是密密麻麻的，我从来不相信这是一种很高效的工作方式。桌面上的文件最多不能超过五个及当天使用的文件，其他都要及时进行整理。利用文件目录的方式进行整理，把“要”和“不要”的文件进行归档。所谓“要”和“不要”，是根据时间性来决定的，每天使用的文件，肯定要放到容易读取的地方，每年用的文件，基本就可以存放起来。在工作过程中，每天使用的文件没有那么多，趁着对文件的熟悉每天用几分钟将文件略微整理，分类存放，当文件很多的时候，会极大的提高工作效率，此外，每天整理文件，还能有效避免文件的重复，最后不知道哪个文件版本是有用的。

       我们很少在个人文件的管理中采用配置管理系统进行版本控制，首先按照项目阶段、软件工程、生活方式的知识类别建立目录。例如，文件的目录包括立项、计划、执行和结束四大类，然后再是合同、会议、报告、需求、设计、开发、测试、验收等分类管理。这取决于项目的复杂度，总之，是方便项目跟踪的。文件整理以后，很清楚这个文件是在哪个阶段使用的。如果文件属于时间轴类型的，用“日期-文件名”的方式进行存放，例如“YYYY-MM-DD-项目会议纪要”。如果是方案类的，则用“文件名+日期”的方式进行存放，如“项目方案-YYYY-MM-DD”。如果同一天有不同的文件版本，则用“文件名-日期-时间“的方式进行升级，这样容易避免使用V1，V2这种不清晰的方式，此外更能避免“终版”，“终终终版”这样的问题。最后，我们只保留最后一个时间和日期的文件就够了。以上例子看似简单，其实很不容易养成这个习惯。另外，当有人需要你来帮助提供某个文件时，很容易快速定位。

       现在有很多管理工具来管理文档。例如，OneNotes，EverNotes等。与将文件直接存放到电脑里相比，也可以采用云形式的存储和保存，如果您可以实时在线的话。还可以采用文档数据库的方式，做好备份。无论哪一种，自己习惯就好。我现在采用rtf多媒体格式+移动硬盘备份的方式保存文档，利用电脑的操作系统全文检索功能查询文件，效率也非常高。为什么这样管理呢？也是血泪教训，当无处上网的时候，云是没有用处的，当应用故障备份恢复失败的时候，一切都没有了。

       当文件有序以后，让工作的过程变成极简生活的组成部分。极简生活还有一个特征是为生活做加减法，利用清扫清洁个人文件的方式，不断对自己的文件做减法，当文件阅读完毕，或写完心得，这个文件的价值就没有那么大了，或共享给他人，或直接删除。如果这样的文件还存放在电脑中，不知道下一次打开会是在什么时候。文件多了，文件不好找了，都是无法创造愉快个人工作和生活环境的原因。

       我们从现在开始做到质量管理的5S原则和日常事情的“守破离”吧！

刘通老师

东方瑞通（北京）咨询服务有限公司高级讲师。EXIN DevOps Master和敏捷ACP证书拥有者，ITIL和DevOps授权讲师。目前的主要研究方向是：敏捷项目管理和DevOps的理论与实践；PMP项目管理的理论与实践，ITIL在企业中的落地方法及手段等。 英国爱丁堡龙比亚大学软件技术硕士学位。20年IT领域工作经验，曾经工作的公司有IBM、德国电信、东方海外、明基电通、亿阳信通、富基融通和东方瑞通等。担任的主要职务有高级培训讲师、管理咨询顾问、服务经理、项目经理和IT系统架构师。现致力于中国企业的IT服务管理、项目管理和IT架构设计的标准化工作。

资质和荣誉
英国爱丁堡龙比亚大学 硕士
出版《ITIL v3服务管理与认证考试详解》一书，哈工大出版社，2010年9月
出版 《IT系统架构师的十项修炼》一书，机械工业出版社， 2012年8月
出版《ITIL 2011服务管理与认证考试详解》一书，哈工大出版社，2014年
出版《ITIL 2011 服务管理与案例资产详解》一书，哈工大出版社，2014年
出版《PMP项目管理方法论与案例模板详解》一书，哈工大出版社，2015年
EXIN授权ITIL/DevOps Master讲师
EXIN DevOps Master/ITIL Expert等证书拥有者
PMI PMP & ACP等证书拥有者
VCP等证书拥有者
IBM认证架构师
专业特长
对项目管理、IT服务管理和DevOps全生命周期有很深入和独到的理解和实践；
掌握IT服务管理整个生命周期的管理与工具落地方法；
擅长PMP、ITIL和DevOps的理论和实战落地课程。

东方瑞通成立于1998年，总部在北京，分别在上海、广州、天津、武汉、济南、深圳、成都、重庆、杭州和西安建立了直营分部，全国拥有超过40间专业培训教室、40多位专职讲师及180多位签约讲师；作为国内企业级IT高级技术&管理培训的领军机构，为数千家企业客户提供员工外派（公开课）和团体定制培训服务，累计培训专业人才数十万名。