把时间当作朋友——Office与时间日程管理

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　　Office对于日常办公来说，最主要的是文档编辑、数据分析、商业展示等应用，其实对于每天忙忙碌碌的白领来说，它的功效还有很多方面。时下如何积极主动规划时间，“与时间作朋友”对于白领来说是流行的理念，毕竟大家都想让自己生活等丰富些，不要变成“穷忙族”。

　　说到Office中的时间日程安排工具，最核心的就是Outlook了，其中日历、任务、邮件标记可以帮我们完成工作与生活中的事件安排与记录。
    计划下一周的会议、培训、外出见客户等活动

　　在使用日历功能时，安排的具体时间段的活动被称作“约会”，下图是新建的约会工作界面：

　　图中我们可以看到会议主题、开始完成时间，在工具栏上可以设置提醒、空闲繁忙状态、彩色分类标志。另外还可以为约会设置私人性质，这样当日历共享后，其他人是看不到你的具体安排的，只能知道时间被占用了。

　　经过规划之后，我们下一段时间的安排就清晰地呈现出来了。而且可以同步到我们的手机上，随时查看真是太方便了！

　　当公司里的每一位Outlook用户都养成使用日历功能计划活动安排后，还可以直接了解同事们的空闲时间，这样就不用与每一位经理确认是否有时间参加面试活动了。

除了以上功能，日历还有很多应用技巧：

     提前准备生日礼物：如果你担心忘掉朋友或家人的生日，日历也可以帮助你，只要把她的信息建立在Outlook的“联系人”中，特别是对应填好生日信息，就可以自动显示在日历中了。

     日历还可以帮助外企的用户同时查看本地和国外总部两地的时间对照，帮助你在跨国网络会议时协调出适合的时间安排。

    将邮件转为待办事项
　　工作中时常会收到不能马上处理的邮件，这些邮件就成了“待办事项”。
　　当收到邮件时可以在邮件上做出标注，以备日后的提醒，具体方法是：选择收件箱中的一封待处理邮件，在其右端的 标志上单击鼠标右键，然后选择待处理的时间，还可以进一步添加“提醒”设置。
      

　　这样，一封邮件就跟执行时间建立的明确的联系，尽量避免了“忘事”对工作的影响，使自己不再被动的应对工作安排

    任务计划安排
　　前面说到的日历——约会功能可以帮我们记录一天中具体安排，另外还有一些事情是一个任务，需要几天、几周来完成。这种情况可以选择“任务”功能记录这些大型安排。

    综合显示时间安排的待办事项栏
　　通过前面的介绍，我们看到了工作中大多数的计划活动都可以用Outlook灵活的计划安排出来，同时你一定想能够在一个综合的界面查看到这些安排吧。Outlook 2007中提供了这样一个功能——待办事项栏，他可以把约会、邮件提醒、任务等信息综合显示在一起，根据当前日期动态显示日程安排，帮助我们将未来几天的计划直接显示出来。

　　个人时间规划管理的最基本要求就是“计划性”，Outlook中的各类日程管理工具为我们提供了工作与生活计划安排的全方位支持，相信经过一段应用之后，你一定能体会到它的价值，转变过去被动的工作与生活状态，主动支配生命中的每一时刻，成为“时间的朋友”！

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