项目经理综合能力和素养修炼之成本管理篇

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原文摘自笔者的《PMP项目管理方法论与案例模板详解》一书的部分章节。

  

      导致项目失败的原因很多，项目的成本超支一般对失败的项目属于司空常见的现象。所以在项目开启之初就需要预留一部分风险储备基金，并且项目经理需要在项目管理生命周期中对项目预算内的成本花费进行全程的过程管控，现针对风险储备的预留额度和成本花费的管控办法进行论述如下：

1、问题一：项目的风险储备基金一般会预留多少呢？

问题描述：由于项目具有临时性和独特性等特点，造成项目交付的不确定性和风险，这就需要预留一定的风险储备基金，但是组织往往对预留多少风险储备存有诸多疑问。

建议的解决方案：在项目管理过程中一般有进度和成本估算的过程，最精确的估算方法是自下而上估算，一般这种精确估算偏差为-5%到+10%，并且需要提供估算依据。因为有偏差就预示着有风险，所以要预留风险储备基金。我国政府信息化工程项目也规定需要有一定的工程预备费来管理难以预料的风险或市场价格的调整等诸多因素。如规定针对合同额为3000万以上的项目，风险储备金预留额度为3%到8%；合同额为3000万以下的项目，风险储备金预留额度为3%到5%。如果是甲方自己主导的项目，风险储备可能基本就是整个合同额的百分之多少。如果是乙方实施的项目，乙方更多的可能是需要先把利润刨除后，再把项目完工预算(BAC)的百分之多少作为风险储备基金。如果储备基金项目经理能够直接动用，这个储备基金就属于应急储备的范畴，如果还需要经组织审核才能动用，就属于管理储备的范畴。

2、问题二：项目的成本花费如何有效的进行管控和过程跟踪呢？

问题描述： 项目经常会发生成本超支，但是项目任务还没有完全完结的情况。如何尽最大可能控制成本核算和过程花费呢？

建议的解决方案：主导项目实施组织的项目管理办公室(PMO)需要联合财务部门依据此项目的销售合同额和售前解决方案建议书等拟定本项目的合理毛利额（预计的项目盈利额）及最初的项目完工预算（BAC），该完工预算就是此项目的最初成本估算，项目实施组织可以根据此完工预算额在所在组织的财务系统中创建相应的项目代码(Project Code)和必要的成本科目，成本科目可能包括项目的人力成本、差旅和下包服务的采购花费等。成本科目可以简单理解为PMBOK所提到的控制账户的概念，不同的成本科目需要结合实际的花费来单独测量绩效。并且，如果需要不同成本科目预算金额的互转，就要走财务审批流程。成本科目的日常具体花费可以表现为项目成员的工时申报和差旅报销等。项目成员每周通过所在组织的工时申报系统中填写项目代码来申报针对特定项目的实际工时投入。如果有差旅或下包付款支出，也一并从财务系统所对应的项目代码中把这些款项扣除。项目经理至少每月在财务系统中查看项目当前和前几个月的实际支出，并预计项目真正结束时可能的花费，即项目完工估算（EAC）。一旦发现有EAC大于BAC的情况，项目经理需要及时决定是否申请管理储备基金，如果需要申请管理储备基金，项目经理需要依照公司既有的财务审批流程及时发起申请操作和后期的工作跟进等事宜。

讲师介绍

刘通老师

东方瑞通（北京）咨询服务有限公司高级讲师。EXIN DevOps Master和敏捷ACP证书拥有者，ITIL和DevOps授权讲师。目前的主要研究方向是：敏捷项目管理和DevOps的理论与实践；PMP项目管理的理论与实践，ITIL在企业中的落地方法及手段等。 英国爱丁堡龙比亚大学软件技术硕士学位。20年IT领域工作经验，曾经工作的公司有IBM、德国电信、东方海外、明基电通、亿阳信通、富基融通和东方瑞通等。担任的主要职务有高级培训讲师、管理咨询顾问、服务经理、项目经理和IT系统架构师。现致力于中国企业的IT服务管理、项目管理和IT架构设计的标准化工作。

资质和荣誉
英国爱丁堡龙比亚大学 硕士
出版《ITIL v3服务管理与认证考试详解》一书，哈工大出版社，2010年9月
出版 《IT系统架构师的十项修炼》一书，机械工业出版社， 2012年8月
出版《ITIL 2011服务管理与认证考试详解》一书，哈工大出版社，2014年
出版《ITIL 2011 服务管理与案例资产详解》一书，哈工大出版社，2014年
出版《PMP项目管理方法论与案例模板详解》一书，哈工大出版社，2015年
EXIN授权ITIL/DevOps Master讲师
EXIN DevOps Master/ITIL Expert等证书拥有者
PMI PMP & ACP等证书拥有者
VCP等证书拥有者
IBM认证架构师
专业特长
对项目管理、IT服务管理和DevOps全生命周期有很深入和独到的理解和实践；
掌握IT服务管理整个生命周期的管理与工具落地方法；
擅长PMP、ITIL和DevOps的理论和实战落地课程。

东方瑞通成立于1998年，总部在北京，分别在上海、广州、天津、武汉、济南、深圳、成都、重庆、杭州和西安建立了直营分部，全国拥有超过40间专业培训教室、40多位专职讲师及180多位签约讲师；作为国内企业级IT高级技术&管理培训的领军机构，为数千家企业客户提供员工外派（公开课）和团体定制培训服务，累计培训专业人才数十万名。