【东方瑞通】用Excel做大量文件的整理

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        工作中的各类文件资料堆积如山，继续存在电脑里，随时都可能遭受病毒侵害和系统崩溃的灭顶之灾。怎么办呢？用外部设备保管资料。资料的保管最理想最安全的办法是刻录到光盘里。刻录之前，我们必须对杂乱无章的文档进行整理，而整理工作对于我们来说是个头疼的问题。怎样整理可以让我们以后查找资料更为方便？如果我们能够找到这样一种方法，对于今后面临的从成百上千的文档中搜索挑选数据带来极大的方便。

                               
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在这里，我将提供一种方法“用Excel做个目录”。
如何用Excel做个目录，
准备工作
打开资源管理器，在任意盘符新建一个文件夹，将要刻录的所有文件存在其中。
建立Excel目录
制作目录表格，在表格中可以包括序号、文件类型、文件名称、文件来源、文件日期、备注等，文件类型又可分为上级文件、单位文件、人事资料、财务报表等。
输入数据
输入之前可以先将文件类型设置为下拉列表，通过“有效性”功能制作下拉列表并把所有类型作为列表中的项。
制作目录的超级链接
选定每个文件名称的单元格，单击鼠标右键，选择“超链接”，在弹出对话框中选择对应的文件。
排序
如果我们是无序录入的，录入完后，为了有序排列，就要利用排序功能了。选中Excel表格的任意单元格，执行菜单栏上“工具/选项”，在弹出的对话框中单击“自定义序列”选项卡，在左边框中选择“新序列”，单击“导入”后，选中表格中文件类型的所在区域，再按一次“导入”，确定后我们会发现原先无序的内容一下子变得有序了。
目录的保存
将Excel表格保存到新建的文件夹里并放在所有文档之前。好了，所有的整理工作都完成了，最后就是把文档刻录到光盘里保存了。
   

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